تؤمن الجالية السودانية بشرق لندن بأن احترام خصوصية الأفراد وحماية معلوماتهم الشخصية جزء أساسي من مسؤوليتها المجتمعية والأخلاقية، ومن مبادئ الحوكمة الرشيدة في العمل الخيري والتطوعي.

وانطلاقاً من التزام الجالية بالقوانين والأنظمة المعمول بها في المملكة المتحدة، وبالمبادئ العامة لحماية البيانات والخصوصية، نحرص على التعامل مع المعلومات الشخصية للأعضاء والمتطوعين والمستفيدين والمتبرعين والشركاء والزوار بصورة قانونية وعادلة وشفافة وآمنة.

تجمع الجالية المعلومات الشخصية فقط عندما تكون هناك حاجة مشروعة لذلك، ولأغراض واضحة ومحددة، مثل إدارة العضوية، والتواصل مع الأعضاء، وتنظيم الأنشطة والبرامج المجتمعية، وإدارة العمل التطوعي، وتقديم الخدمات والمساعدات، وإدارة التبرعات، والوفاء بالالتزامات القانونية والتنظيمية.

ولا نستخدم المعلومات الشخصية لأغراض تتجاوز الغرض الذي جُمعت من أجله إلا عندما يكون ذلك مسموحاً به قانوناً أو عندما تكون هناك حاجة إلى أساس قانوني مناسب لذلك.

نلتزم كذلك بمبدأ تقليل البيانات، بحيث لا نطلب أو نحتفظ إلا بالمعلومات التي نحتاج إليها فعلاً، ونحرص على دقة المعلومات وتحديثها، وعدم الاحتفاظ بها لفترة أطول من اللازم.

وتولي الجالية عناية خاصة بالمعلومات التي قد تعتبر من البيانات الحساسة أو ذات الحماية الإضافية بموجب القانون، ولا سيما المعلومات المتعلقة بالصحة أو الأصل العرقي أو المعتقدات الدينية أو غيرها من البيانات التي تخضع لحماية خاصة، ولا يتم جمعها أو استخدامها إلا عند وجود أساس قانوني مناسب وضرورة واضحة لذلك.

تتخذ الجالية إجراءات تنظيمية وتقنية مناسبة لحماية المعلومات من الوصول غير المصرح به أو الفقدان أو الاستخدام أو الإفصاح غير المشروع، كما نعمل على توعية أعضاء مجلس الإدارة والموظفين والمتطوعين بمسؤولياتهم المتعلقة بالخصوصية وحماية البيانات.

ولا يتم مشاركة المعلومات الشخصية مع أطراف أخرى إلا عندما يكون ذلك ضرورياً ومشروعاً، أو عندما يكون هناك التزام قانوني أو مصلحة مشروعة أو أساس قانوني آخر يسمح بذلك.

نحترم حقوق الأفراد المتعلقة ببياناتهم الشخصية، بما في ذلك حقهم في معرفة كيفية استخدام معلوماتهم، وطلب الوصول إليها أو تصحيحها، وممارسة الحقوق الأخرى التي يمنحها لهم القانون، وفقاً للظروف والأحكام القانونية المنطبقة. وينبغي أن تكون معلومات الخصوصية واضحة وميسرة ومفهومة للأفراد.

وتلتزم الجالية بمراجعة سياسة الخصوصية وإجراءات حماية البيانات بصورة دورية، وتحديثها كلما طرأت تغييرات قانونية أو تنظيمية أو تشغيلية تؤثر في طريقة جمع المعلومات أو استخدامها أو حفظها.